TIETOSUOJASELOSTE KONTIOLAHDEN SEURAKUNNAN

ASIAKASREKISTERISTÄ

 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 01.03.2020

Rekisterinpitäjä: Kontiolahden seurakunta

Keskuskatu 26, 81100 Kontiolahti puh. 040 761 6569, sähköposti: kontiolahti@evl.fi

Yhteyshenkilö: Soile Kukkonen, toimistosihteeri puh. 040 761 6508, kontiolahti.taloustoimisto@evl.fi

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Itä-Suomen IT-aluekeskuksen tietosuojavastaava

puh. 040 4848222, tietosuojavastaava.iita@evl.fi

 

Rekisterin nimi: Kontiolahden seurakunnan asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisterin kautta hallinnoidaan seurakunnan ja muiden toimintayksiköiden tila-, henkilö ja tilaisuus-varauksia, diakoniatyön asiakkuuksia sekä retkien, leirien, rippikoulujen ja eri tapahtumien ilmoittautumisia ja osallistujatietoja. Rekisteriin tallennetaan tilaisuuden kannalta tarpeelliset osallistuja- ja laskutustiedot sekä muut toiminnassa tarvittavat asiakastiedot. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään seurakunnan toiminnassa ja hallinnossa muodostamalla luottamushenkilöistä, vapaaehtoistyöntekijöistä tai tiettyyn toimintaan osallistujista luetteloita yhteydenpitoa varten.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)

- 6 artikla 1a: rekisteröidyn suostumus

- 6 artikla 1c: lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

- 6 artikla 1f: rekisterinpitäjän oikeutettu etu

- 9 artikla 2d: käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä.

Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16. luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

 

Rekisterin tietosisältö

nimet, henkilötunnus

- yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa

- alaikäiseltä: em. tiedot huoltajasta ja maksajasta

- seurakunta

- tiedot kirkollisesta toimituksesta tai osallistumisesta tilaisuuteen sekä mahdolliset laskutustiedot

- leirille tai retkelle osallistuvilta: erityisruokavaliot, toiminnassa huomioitavat terveyteen liittyvät

tiedot, lupa käyttää henkilöstä otettuja kuvia seurakunnan tiedotuksessa sekä lähiomaisen nimi ja puhelinnumero

- rippikoululaisista: kastetta, rippikoulua ja konfirmaatiota koskevat tiedot sekä koulu ja luokka

- diakoniatyössä: asiakkaan terveyteen, perhesuhteisiin, elämäntilanteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja, tiedot taloudellisesta avustamisesta

 

Tietolähteet

Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta lähiomaiselta. Tiedot tallennetaan rekisteriin joko seurakunnan työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös henkilötunnuksen perusteella valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmä-stä, josta tietoja voidaan päivittää tarvittaessa asiakasrekisteriin. Jäsentietojärjestelmästä siirretään Kontiolahden seurakunnan rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirkollisia toimituksia, rippikoulua, luottamustehtäviä ja myönnettyjä avustuksia koskevia tietoja kertyy järjestelmään seurakunnan omassa toiminnassa.

 

Tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Kontiolahden seurakunnalla on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

 

Diakoniatyön asiakastietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan antaman valtakirjan perusteella.

Muita luovutuksia ei anneta kuin erillisen lain nojalla (esim. lastensuojelulaki).

 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin pitkään kuin henkilöt osallistuvat seurakunnan toimintaan tai ovat diakoniatyön asiakkaita. Lainsäädäntöön pohjautuvat, asiakasrekisterin pitäjää velvoittavat säilytysajat huomioidaan tietojen säilytyksessä.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä säännöllisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

· Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

· Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

· Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

· Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

 

Verkkosivut

Kontiolahden seurakunnan verkkosivut on toteutettu seurakuntien ja kirkon yhteisellä Lukkari-julkaisujärjestelmällä. Kirkkohallitus vastaa sivuston yleisestä ja yhteisestä sisällöstä. Jokainen seurakunta vastaa omista tapahtumatiedoistaan, esittelysivuistaan, yhteystiedoistaan jne.